Paperless bulegoak nola konpontzen du fitxategien kudeaketaren dilema?

Hitz egin dezagun buruhauste tradizionala zein den jakiteko: fitxategi-armairua beteta dago eta denbora asko behar da kontratua aurkitzeko; dokumentu garrantzitsuak erraz galtzen edo kaltetzen dira; Sailak "Pasatu Paketea" erreproduzitzea bezalako dokumentuak gainditzen dituzte. Arazo hauek modu eraginkorrean konpondu daitezkepaperless bulego sistema.

1. Fitxategi elektronikoak paperezko metaketa ordezkatzen du

Paperik gabeko bulegoaren onurarik zuzenena fitxategiak "linean" egitea da. Dokumentu guztiak bertsio elektronikoetan eskaneatzen dira eta sisteman gordetzen dira, PDF eta hitza bezalako formatu anitz onartzen dituztela. Adibidez, gure enpresaren kontratuaren kudeaketa sistemak kontratu zenbakia sartu behar du orain fitxategi osoa 3 segundotan berreskuratzeko, eta ez da armairuen bidez zurrupatu beharrik.

2. Bilaketa adimenduna eta kokapen azkarra

Fitxategi elektronikoen abantailarik handiena bilatu daitezkeela da. Testu osoko bilaketa funtzio integratua gako-hitzak, datak, egileak eta bestelako dimentsioak bilatu ditzake. Joan den astean, Finantza Sailak duela hiru urte itzulketa-formulario baten bila ari zen. Denbora asko behar izan zuen fitxategien bidez iraultzeko, baina orain "bidaiaren gastuak 2022an sartu ondoren ateratzen da.

3. bertsioaren kontrola nahasmena ekiditeko

Paperezko dokumentuei buruzko gauza beldurgarriena etengabe berrikusten ari direla da, eta inork ez daki azken bertsioa duenik. Dokumentu elektronikoko sistema automatikoki bertsio historikoak eta aldaketaren baimenak ezarri ditu automatikoki. Gure Marketin Sailaren Plangintza Proposamena 15 bertsiora berrikusi da eta sistemak argi eta garbi erregistratzen du berrikuspen bakoitza eta noiz egin duen.

4. Bulego mugikorrak espazioaren mugak apurtzen ditu

Paper gabeko sistema batekin, telefono mugikorrek edozein unetan sar ditzakete fitxategiak. Azken aldian, nire buruak aurrekontua eskatu zuen aireportuan, eta sistemara zuzenean saioa hasi nuen nire telefono mugikorrean, berari bidaltzeko baino azkarragoa izan zen. Bidaiatzen dudanean tableta batekin fitxategi guztiak kudeatu ditzaket, eta nire maleta erdia bezainbeste paketatu dezaket.

5. Babes segurua galera ekiditeko

Fitxategi garrantzitsuak automatikoki babesten dira hodeira eskaneatu ondoren, beraz, ez da kezkatu beharrik ordenagailua apurtzen bada ere. Bulegoa gainezka zegoen eta paperezko fitxategi guztiak galdu ziren tragedia batekin topo egin dugu. Fitxategi elektronikoek segurtasun kopia hirukoitzak dituzte, askoz ere seguruagoak.

6. Bulego berdeak kostuak murrizten ditu

Egin dezagun kalkulu batzuk: A4 paperek 20 yuan balio dute pakete bakoitzeko, eta konpainiak 100 pakete erabiltzen ditu urtean, eta urtean 24.000 yuan da. Inprimagailuak kontsumigarriak, armairuak artxibatzea eta artxiboko gela espazioa kostuak dira. Egin ondorenPaperless bulego sistema, gastu horiek gutxienez% 70 murriztu daitezke, ingurumena errespetatzen dutenak ere.

Fabrikatzaile eta hornitzaile profesional gisa, kalitate handiko produktuak eskaintzen ditugu. Gure produktuak interesatzen bazaizu edo galderarik baduzu, jar zaitez askeJar zaitez gurekin harremanetan.